Druckmanagement mit PaperCut

Warum Drucken in den meisten Organisationen ein blinder Fleck ist

Drucken ist unsichtbar — bis die Rechnung kommt. In vielen Unternehmen, Schulen und Verwaltungen sieht die Realität so aus:

• Niemand weiß, was Drucken kostet — nicht pro Abteilung, nicht pro Standort, nicht pro Nutzer. Es wird einfach gedruckt.
• Farbdrucke laufen unkontrolliert — obwohl 80% der Ausdrucke auch in Schwarzweiß funktionieren würden.
• Vertrauliche Dokumente liegen offen im Ausgabefach — Gehaltsabrechnungen, Verträge, Patientendaten.
• In Schulen drucken Schüler ohne Limit — auf Kosten des Schulträgers, ohne Transparenz.
• BYOD-Geräte können nicht drucken — oder nur über Umwege, die niemand versteht.
• Jeder Standort hat eigene Regeln — oder gar keine. Die IT hat keinen Gesamtüberblick.

Das Ergebnis: Hohe Kosten, kein Überblick, keine Steuerung. Und meistens fällt es erst auf, wenn jemand fragt, warum das Druckbudget schon wieder überschritten wurde.

PaperCut MF — Druckmanagement, das einfach funktioniert

PaperCut MF ist die weltweit meistgenutzte Druckmanagement-Lösung — und das aus gutem Grund: Sie macht komplexe Druckumgebungen beherrschbar, ohne den Nutzern im Weg zu stehen.

Kosten sichtbar machen und steuern

• Reporting pro Nutzer, Abteilung und Standort — Sie sehen auf einen Blick, wer was druckt und was es kostet.
• Druckquoten und Budgets — definieren Sie Limits pro Nutzer oder Gruppe. Besonders in Schulen und Hochschulen essenziell.
• Intelligente Regeln — z.B. automatisch Schwarzweiß statt Farbe, Duplex statt Simplex. Spart Geld, ohne dass jemand nachdenken muss.

Sicherheit und Datenschutz

• Secure Print / Pull Printing — Dokumente werden erst gedruckt, wenn der Nutzer am Drucker steht und sich authentifiziert. Keine liegengebliebenen Ausdrucke mehr.
• Nachvollziehbarkeit — wer hat wann was gedruckt? Relevant für Datenschutz und Compliance.
• Watermarking und digitale Signaturen — für Umgebungen, in denen Dokumente rückverfolgbar sein müssen.

Mobiles Drucken und BYOD

• Drucken von Smartphones, Tablets und Laptops — egal ob firmeneigen oder BYOD.
• Web-basierter Druckzugang — kein Treiber, keine Installation. Dokument hochladen, Drucker wählen, fertig.
• Ideal für Umgebungen mit wechselnden Nutzern — Schulen, Hochschulen, Co-Working, Baustellen.

Scan-Management

• Scan-to-Folder, Scan-to-Mail, Scan-to-Cloud — alles zentral konfiguriert und für den Nutzer so einfach wie möglich.
• OCR und Dokumentenklassifizierung — gescannte Dokumente werden durchsuchbar und landen im richtigen Ordner.

PaperCut Hive — die Cloud-Alternative

Für Organisationen, die keinen lokalen Druckserver betreiben wollen oder können, bietet PaperCut mit Hive eine cloud-basierte Variante. Gleiche Funktionalität, ohne lokale Infrastruktur. Wir beraten, welche Variante für Ihre Umgebung sinnvoller ist.

Warum PaperCut von Nexilon?

PaperCut-Lizenzen bekommen Sie bei einigen Partnern. Was Sie bei uns zusätzlich bekommen:

• Erfahrung von 4 bis 44.000 Nutzern — wir haben PaperCut in Umgebungen jeder Größe implementiert. Von der einzelnen Praxis bis zum Schulträger mit 47 Schulen.
• Alle Branchen, nicht nur eine — Schulen, Verwaltungen, Bauunternehmen, Wohnungswirtschaft. Wir kennen die unterschiedlichen Anforderungen.
• Nicht nur Installation, sondern Konzept — Druckregeln, Quotenmodelle, Standortstrukturen, Scan-Workflows. Wir denken das Gesamtsystem, nicht nur die Software.
• Persönlicher Ansprechpartner — ein kleines Team, das Ihre Umgebung kennt. Auch außerhalb der üblichen Geschäftszeiten erreichbar.
• Aus der Region — Rhein-Neckar. Vor Ort, wenn es sein muss.

Für wen PaperCut besonders sinnvoll ist

• Schulen und Schulträger — Druckquoten für Schüler, Transparenz für die Schulleitung, zentrale Verwaltung für die IT.
• Hochschulen und Universitäten — Auflademodelle, BYOD-Druck, Self-Service für Studierende.
• Kommunen und öffentliche Verwaltungen — Secure Print für vertrauliche Dokumente, Reporting pro Abteilung, Compliance.
• Unternehmen mit mehreren Standorten — einheitliche Druckregeln, zentrale Verwaltung, standortübergreifendes Reporting.
• Organisationen mit mobilen Mitarbeitern — Baustellen, Außendienst, Homeoffice. Drucken muss von überall funktionieren.
• Auch kleine Umgebungen — ab 4 Geräten lohnt sich PaperCut, wenn Sie wissen wollen, was Drucken kostet und wer es nutzt.