E-Mail-Archivierung mit MailStore

Warum E-Mail-Archivierung kein „Nice-to-have" ist

Die meisten Unternehmen merken erst, dass E-Mail-Archivierung fehlt, wenn es zu spät ist: bei einer Betriebsprüfung, einem Rechtsstreit oder einem Auskunftsersuchen nach Art. 15 DSGVO.

Dann wird es hektisch — und teuer.

Die rechtliche Realität in Deutschland:

• GoBD verlangt die revisionssichere, unveränderbare Aufbewahrung geschäftsrelevanter E-Mails — bis zu 10 Jahre lang.
• DSGVO gibt Betroffenen das Recht, Auskunft über gespeicherte Daten zu verlangen. Ohne Archiv wird die Suche nach einer bestimmten E-Mail zur Nadel im Heuhaufen.
• IT-Grundschutz (BSI) fordert eine nachvollziehbare E-Mail-Archivierung — besonders relevant für Kommunen, Stadtwerke und öffentliche Einrichtungen.

Und die Realität im Alltag? PST-Dateien auf lokalen Rechnern, volle Postfächer, gelöschte Mails, die bei einem Audit plötzlich gebraucht werden. Outlook-Ordner sind kein Archiv.

MailStore: Einfach, zuverlässig, rechtssicher

MailStore archiviert automatisch jede ein- und ausgehende E-Mail — vollständig, unveränderbar und durchsuchbar. Egal ob Sie Microsoft 365, Exchange oder einen anderen Mailserver nutzen.

Was MailStore für Sie konkret bedeutet:

• Jede E-Mail wird automatisch erfasst — kein manuelles Sortieren, kein Vergessen, keine Lücken.
• Blitzschnelle Suche — finden Sie jede E-Mail in Sekunden, auch nach Jahren. Ihr Steuerberater fragt nach einer Rechnung von 2019? Kein Problem.
• Revisionssicher nach GoBD — E-Mails können nicht nachträglich verändert oder gelöscht werden.
• DSGVO-konforme Löschung — wenn Aufbewahrungsfristen ablaufen, können Daten gezielt entfernt werden.
• Entlastung Ihres Mailservers — Postfächer werden kleiner, die Performance steigt, Speicherkosten sinken.

MailStore läuft bei Ihnen vor Ort oder in unserer gehosteten Umgebung — Sie entscheiden, wo Ihre Daten liegen.

Wie wir MailStore in der Praxis einsetzen

Stadtwerke: Migration zu Microsoft 365 — ohne eine einzige E-Mail zu verlieren

Ein kommunaler Energieversorger wollte von seinem lokalen Exchange-Server auf Microsoft 365 umsteigen. Die Herausforderung: Jahrelange E-Mail-Bestände mussten aus Compliance-Gründen erhalten bleiben — gleichzeitig sollte der Umzug sauber und ohne Altlasten erfolgen.

Unsere Lösung: Vor der Migration haben wir MailStore eingerichtet und sämtliche bestehenden E-Mails vollständig archiviert. Anschließend konnten die Postfächer leer in Microsoft 365 übernommen werden — schlanker Start, volle Historie im Archiv. Die Mitarbeiter greifen bei Bedarf über MailStore auf alte E-Mails zu, ohne dass die 365-Postfächer aufgebläht werden.

Ergebnis: Saubere Migration, GoBD-konforme Archivierung ab Tag eins, deutlich geringere Speicherkosten in Microsoft 365.

Stadtverwaltung: E-Mails retten nach einem Cyberangriff

Eine Stadtverwaltung war Opfer eines Cyberangriffs geworden. Das Ergebnis: zwei getrennte Netzwerke — das alte, potenziell kompromittierte System und ein komplett neu aufgebautes. Als ein behördliches Auskunftsersuchen einging, mussten bestimmte E-Mails aus dem alten Netz lokalisiert und bereitgestellt werden — schnell und sicher.

Unsere Lösung: Wir haben MailStore in beide Netzwerke integriert. Im alten Netz konnten die relevanten E-Mails über die MailStore-Suche gezielt identifiziert und isoliert extrahiert werden — ohne das kompromittierte System weiter nutzen oder durchsuchen zu müssen. Im neuen Netz läuft die Archivierung von Anfang an sauber mit.

Ergebnis: Behördliche Anfrage fristgerecht beantwortet, E-Mails sicher extrahiert, lückenlose Archivierung im neuen Netz vom ersten Tag an.

Warum MailStore von Nexilon?

Sie können MailStore-Lizenzen auch direkt kaufen. Die Software installieren — das schaffen viele. Aber die Fragen, die danach kommen, sind die entscheidenden:

• Werden wirklich alle geschäftsrelevanten E-Mails erfasst?
• Ist die Konfiguration GoBD-konform — oder nur „ungefähr"?
• Was passiert, wenn Ihr Mailserver wechselt?
• Wer kümmert sich, wenn es ein Problem gibt — abends, am Wochenende?

Genau dafür sind wir da:

• Persönlicher Ansprechpartner — kein anonymes Ticketsystem, sondern ein kleines Team, das Ihre Umgebung kennt.
• Erreichbarkeit, wenn es zählt — auch außerhalb der üblichen Geschäftszeiten.
• Über 12 Jahre IT-Erfahrung — von CIO- und CISO-Positionen bis hin zu Infrastrukturprojekten für Stadtwerke und Kommunen.
• Kein reiner Lizenzverkauf — wir planen die Archivierung passend zu Ihrer Infrastruktur, richten alles ein und stehen danach bereit.
• Regional verwurzelt — wir sitzen in der Rhein-Neckar-Region und sind vor Ort, wenn Sie uns brauchen.

Für wen ist MailStore besonders sinnvoll?

• Mittelständische Unternehmen, die GoBD-Pflichten erfüllen müssen, aber keine eigene Compliance-Abteilung haben.
• Kommunen, Stadtwerke und öffentliche Einrichtungen, die IT-Grundschutz umsetzen und Auskunftspflichten nachkommen müssen.
• Kanzleien, Steuerbüros und Praxen, in denen E-Mails Geschäftsvorfälle dokumentieren.
• Jedes Unternehmen, das gerade auf Microsoft 365 umsteigt — und eine saubere Lösung für den E-Mail-Bestand aus der alten Welt braucht.